Informativa privacy — Servizio chat (chat.iapromptconsulting.it)

Questa informativa riguarda il servizio di chat all'indirizzo chat.iapromptconsulting.it (artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, «GDPR»). Si tratta di una piattaforma di messaggistica (software Chatwoot installato sui nostri server) con cui gli operatori delle organizzazioni clienti gestiscono le conversazioni che arrivano sui loro numeri WhatsApp. Il servizio non ha una chat pubblica sul sito: si scrive solo tramite WhatsApp.

Titolare del trattamento: Alessandro Carenza (IA Prompt Consulting), P.IVA 06573090724, Strada del Quadrifoglio 24 – 70128 Bari (BA). Contatto: info@iapromptconsulting.it.

Ruoli: per gli account degli operatori e per la sicurezza della piattaforma il titolare è IA Prompt Consulting. Per le conversazioni WhatsApp ricevute sul numero di un'organizzazione cliente, titolare è di norma quell'organizzazione, che decide come rispondere ai propri contatti; IA Prompt Consulting tratta i dati per suo conto come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), secondo l'accordo stipulato con l'organizzazione. Chi scrive a un numero WhatsApp di un'organizzazione trova l'informativa principale presso quell'organizzazione.

Dati degli operatori: nome, indirizzo email, password (conservata solo in forma cifrata non reversibile), ruolo e attività svolte nella piattaforma (conversazioni assegnate, risposte inviate, note interne).

Dati di chi scrive su WhatsApp: numero di telefono, nome del profilo WhatsApp, testo dei messaggi e degli eventuali allegati, data e ora, eventuali note e attributi aggiunti dagli operatori per gestire la richiesta.

Assistente automatico: su alcuni numeri le prime risposte sono preparate da un assistente basato su intelligenza artificiale (modelli Claude di Anthropic), che riceve il testo della conversazione per formulare la risposta; un operatore può sempre intervenire. Le risposte dell'assistente non producono decisioni con effetti giuridici sulle persone.

Dati di navigazione: indirizzo IP, data e ora delle richieste e tipo di browser, registrati dal server per far funzionare la piattaforma e proteggerla da accessi abusivi. La pagina di accesso usa solo cookie tecnici necessari a mantenere la sessione dell'operatore.

Finalità e basi giuridiche: gestire gli account degli operatori e fornire il servizio di chat — esecuzione del contratto con l'organizzazione cliente (art. 6.1.b GDPR); sicurezza della piattaforma e prevenzione degli abusi — legittimo interesse del titolare (art. 6.1.f); gestione delle conversazioni WhatsApp — finalità e basi giuridiche decise dall'organizzazione titolare.

A chi comunichiamo i dati: i dati non sono diffusi né venduti. Li trattano, come responsabili o sub-responsabili del trattamento, i fornitori necessari al servizio: Contabo GmbH (Germania), server su cui gira la piattaforma, situati nell'Unione Europea; Meta Platforms (WhatsApp Business) e Twilio, che trasportano i messaggi WhatsApp tra il telefono di chi scrive e la piattaforma; Anthropic PBC (Stati Uniti), per le risposte dell'assistente basato su intelligenza artificiale. Gli operatori dell'organizzazione cliente vedono le conversazioni del proprio numero.

Trasferimenti fuori dall'Unione Europea: Meta, Twilio e Anthropic possono trattare dati negli Stati Uniti; il trasferimento avviene sulla base dell'EU-US Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza del 10 luglio 2023) o delle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

Conservazione: account degli operatori finché sono attivi e fino a 12 mesi dopo la disattivazione; conversazioni WhatsApp per la durata del servizio concordato con l'organizzazione cliente e secondo le sue istruzioni, poi cancellate; log tecnici del server al massimo 14 giorni, salvo necessità di accertare abusi.

Diritti dell'interessato: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati (artt. 15-22 GDPR), esercitabili scrivendo a info@iapromptconsulting.it; chi ha scritto al numero WhatsApp di un'organizzazione può rivolgersi anche direttamente a quell'organizzazione. Rispondiamo entro 30 giorni.

Reclamo: se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo del Paese in cui vivi o lavori.